Tasgau brys neu dasgau pwysig

Er mwyn rheoli amser yn dda, mae'n bwysig gallu gwahaniaethu rhwng tasgau brys a thasgau pwysig.

Matrics Eisenhower

Mae matrics Eisenhower yn dangos bod angen ystyried a yw tasg yn un bwysig neu’n un sydd angen ei chyflawni ar frys. Bydd hyn yn dylanwadu ar pryd dylai’r dasg gael ei gwneud, a phwy fyddai’n gallu ei gwneud.

Matrics Eisenhower: Diagram ar ffurf graff wedi ei labelu 'Pwysig' ar yr echelin fertigol, a 'Brys' ar yr echelin lorweddol. Mae 4 blwch gyda nodiadau sy'n manylu ar pwysigrwydd a brys tasgau.

Tasgau pwysig, dim brys

Does gan y tasgau hyn ddim terfyn amser felly does dim brys i’w cwblhau nhw. Ond maen nhw'n dasgau hanfodol er mwyn cyflawni’r nod terfynol, sy’n golygu eu bod yn dasgau pwysig. Wrth gwblhau Her y gymuned bydd y rhan fwyaf o’r tasgau yn bwysig. Fyddan nhw ddim yn dasgau brys oni bai dy fod ar ei hôl hi gyda dy derfynau amser personol.

Enghraifft

Rwyt ti’n cael y dasg o wneud yr asesiad risg fel rhan o gynllun gweithredu’r tîm.

Mae hon yn dasg bwysig oherwydd mae’n galluogi’r tîm i nodi problemau a allai godi. Fodd bynnag, dydy cwblhau’r asesiad risg ddim yn dasg frys, oni bai bod y tîm yn methu â symud ymlaen i weithio ar dasgau eraill gan nad yw'r asesiad risg wedi ei orffen mewn pryd.

Tasgau pwysig a brys

Os yw tasg angen ei gwneud ar frys ac yn bwysig, bydd angen iddi gael sylw ar unwaith (brys) a bydd yn hanfodol er mwyn cyflawni’r nod terfynol (pwysig).

Enghraifft

Dyma dy ddiwrnod cyntaf yn hyfforddi blwyddyn 7 ac mae aelod o’r tîm yn sâl. Bydd angen i ti newid y cynllun ac ailddosbarthu’r rolau rhwng aelodau’r tîm.

Mae hon yn dasg frys, oherwydd mae dy sesiwn hyfforddi i fod i gychwyn cyn bo hir. Mae hefyd yn dasg bwysig, oherwydd mae’n rhaid i bob un ohonoch wybod beth i’w wneud er mwyn i’r sesiwn fod yn llwyddiannus. Gall cynllunio a threfnu'n ofalus fod o gymorth i’r mathau hyn o dasgau wrth i ti roi cynllun wrth gefn ar waith, ee mae pawb yn hyderus gyda chynnwys y sesiwn, felly nid yw ailddosbarthu tasgau yn broblem.

Tasgau brys sydd ddim yn bwysig

Os yw tasg yn dasg frys, ond ddim yn bwysig, mae angen iddi gael sylw ar unwaith (brys) ond nid yw’n hanfodol er mwyn cyflawni’r nod terfynol (dim yn bwysig). Gallai hyn gynnwys sefyllfaoedd lle mae pobl yn torri ar dy draws. Mae’r pwyntiau sy’n cael eu codi pan mae rhywun yn torri ar draws yn aml yn teimlo’n bwysig, ond gan amlaf dydyn nhw ddim yn gysylltiedig â’r nod terfynol. Dydy’r awgrymiadau ddim yn dasgau gwael o reidrwydd, ond rhaid i ti gadw cydbwysedd rhwng y tasgau hyn a’r rhai sy’n bwysig.

Enghraifft

Rwyt ti’n derbyn tasgau penodol i’w cwblhau fel rhan o gynllun gweithredu’r tîm. Tra rwyt ti’n gwneud yr asesiad risg mae disgybl arall yn gofyn am help i ddefnyddio meddalwedd cyfrifiadurol i greu ei adnoddau.

Dyma dasg frys oherwydd mae angen i ti roi sylw i’r dasg ar unwaith, gan fod y disgybl yn aros am ymateb. Ond dydy’r dasg ddim yn bwysig o ran dy nod terfynol. Rhaid i ti benderfynu a wyt ti’n mynd i roi sylw i’r dasg. Os na fydd y dasg yn effeithio ar dy waith dy hun mewn unrhyw ffordd, byddet ti'n gallu rhoi sylw iddi. Fodd bynnag, os bydd gwneud hynny’n cael effaith negyddol ar dy nod terfynol gallet ti ddirprwyo’r dasg a gofyn i rywun arall roi sylw iddi ar dy ran di.

Tasgau sydd ddim yn bwysig nac yn dasgau brys

Mae tasg nad oes angen rhoi sylw iddi ac nad yw’n hanfodol o ran y nod terfynol yn tynnu dy sylw oddi ar dy waith.

Enghraifft

Rwyt ti wrthi'n gwneud asesiad risg ar y cyfrifiadur ac yn penderfynu gwrando ar gerddoriaeth wrth weithio. Rwyt ti’n syrffio’r we i chwilio am gân, ac mae hynny’n gallu cymryd ychydig funudau. Bob tro rwyt ti’n chwilio am gân newydd rwyt ti’n gwastraffu munudau byddet ti wedi gallu eu treulio yn cwblhau’r dasg. Mae’n anodd dileu’r tasgau hyn yn gyfan gwbl, ond er mwyn gweithio’n effeithlon rhaid i ti geisio cyfyngu ar faint o amser rwyt ti’n ei roi i dasgau o’r fath.

Question

Rwyt ti wrthi'n cwblhau dy broject personol ac mae’r athro wedi gofyn am gael gweld dy nodau ac amcanion erbyn fory.

Ydy cwblhau’r gwaith hwn yn dasg frys, yn dasg bwysig, yn dasg frys ac yn dasg bwysig, neu ddim yn dasg frys nac yn bwysig?

Mae’n dasg frys ac yn dasg bwysig.

Mae’n dasg frys oherwydd bod angen i ti roi sylw iddi ar unwaith er mwyn cwblhau’r gwaith mewn pryd. Mae’n dasg bwysig hefyd, oherwydd os nad wyt ti’n gwneud y gwaith byddi di’n hwyr. Mae hyn yn dangos diffyg trefn a chyfrifoldeb a fyddi di ddim yn gallu symud ymlaen i’r dasg nesaf. O ganlyniad, rwyt ti’n debygol o fynd ar ei hôl hi gyda dy waith.

Question

A yw cynnal cyfarfod tîm yn dasg frys, yn dasg bwysig, yn dasg frys a phwysig neu ddim yn dasg frys na phwysig?

Fwy na thebyg, nid yw’n dasg frys nac yn dasg bwysig.

Nid yw’n dasg frys oherwydd mae’n bosibl cynnal cyfarfod unrhyw bryd. Nid yw colli un cyfarfod yn bwysig oherwydd ni fydd yn arwain at ganlyniadau difrifol fydd yn effeithio ar lwyddiant cyffredinol y gweithgaredd.

Y matrics blaenoriaeth

Bydd deall y gwahaniaeth rhwng brys a phwysig yn dy helpu i flaenoriaethu dy amser a dy lwyth gwaith.

Meddylia beth sydd angen i ti ei wneud, a threfna dy dasgau yn yr adrannau priodol yn y grid er mwyn penderfynu beth yw’r dasg gyntaf y mae angen i ti ei gwneud, beth yw’r dasg nesaf, yr un yn nes ymlaen neu’r un olaf.

Matrics blaenoriaeth i ddangos ym mha drefn dylid gweithredu tasgau, yn seiliedig ar pha mor bwysig yw'r dasg, a faint o frys sydd i'r dasg.